Secretos de gestión del tiempo de un emprendedor de múltiples negocios

Llegó un mensaje de un seguidor el otro día, y merecía una respuesta real. La pregunta era sobre gestión del tiempo. ¿Cómo mantienes cada momento valioso y significativo, orientado al progreso, el crecimiento y el máximo valor? Porque es endemoniadamente difícil mantenerse enfocado en el objetivo.

Este es el punto de partida para todo lo que estoy por decirte. No todo se crea igual. Algunas cosas son más importantes que otras, y tengo que tener una prioridad de lo que intento hacer. Cada sistema que dirijo es solo maquinaria para hacer cumplir esa única idea.

Y te diré desde el principio, no hago esto solo. Tengo cinco asistentes ejecutivos que me ayudan en cada área de la vida, y son invaluables. Un tipo a tiempo completo dirige la casa. Una joven me ayuda con mi vida personal. Otros dos mantienen todo en marcha en Florida, y una asistente a tiempo completo me vuelve loco con todo este trabajo de redes sociales. Bien. Para eso está exactamente toda esta maquinaria.

Cada pedido se hace por escrito

Tengo un número fenomenal de subordinados, personas que me reportan en estas empresas, y me aseguro de que cada orden que les doy quede por escrito. Tenemos una política para eso. Cuando emito una orden, la persona tiene que escribir en un correo lo que cree que dije y enviármelo, con copia a mi asistente personal.

Ella lo pone en el registro de pedidos. Yo apruebo el pedido, y luego entra en el registro como una secuencia de eventos, así llevamos la cuenta de cada cosa que intento hacer. Tengo dos mujeres a tiempo completo cuyo trabajo entero es llevar la cuenta de todo lo que hago.

Fíjate en lo que esa política elimina. Elimina la discusión sobre lo que realmente dije. Elimina la orden que se evapora en el momento en que salgo de la sala. Y elimina la falsa idea de que un ejecutivo ocupado puede llevar su propio seguimiento en la cabeza. No puede. Escríbelo y regístralo.

Un calendario, no cuatro

En algún momento llegué a darme cuenta de que tenía todas estas cuentas de correo diferentes. Cuatro de ellas: la personal, más otras tres para las diferentes empresas en las que estoy fuertemente involucrado. Cuatro bandejas de entrada significan cuatro lugares donde un horario puede esconderse, y así es como se te escapan las cosas.

Así que tomé una de ellas, la cuenta de mi empresa italiana, simplemente la elegimos, y ahora el cien por cien de mi agenda pasa por ese único correo electrónico. Un calendario. Un solo lugar donde mirar.

Eso importa porque viajo por todo el mundo, y cada movimiento cambia la matemática. De Europa a América hay seis horas de diferencia. Vuelas a Los Ángeles y son nueve horas. Subes al Reino Unido y es una. Cada vez que me muevo, todos los horarios cambian, y tengo que mantenerme al día para que nada se me escape cuando los relojes cambian. La programación ajustada es un elemento clave de todo el sistema.

El tiempo va hacia lo que lo merece

La pregunta más difícil es hasta qué punto profundizar en cada empresa. American Power and Gas hace lo que tiene que hacer. Yo no estoy involucrado en las operaciones diarias allí. Soy presidente de la junta, llegan quizás cuatro o cinco comunicaciones a la semana, y con eso termino.

La empresa en Italia es todo lo contrario. Se lleva una enorme cantidad de mis unidades de atención. Trabajo en los informes, leo todo, respondo los correos de todos, me mantengo al día con lo que se supone que debo hacer. Un par de empresas en el Reino Unido reciben el mismo tratamiento, y hay algunas más en Estados Unidos con las que mantengo comunicación cercana. Una de esas empresas del Reino Unido está absolutamente en llamas ahora mismo, y se ha ganado su lugar en mi agenda.

Entonces, ¿cómo decido quién obtiene cuánto de mí? Mi empresa en Italia hace marketing en red, y hay un tipo llamado Eric Worre que escribió un libro para esa profesión llamado Go Pro. Lo más genial que saqué de ese libro es una línea: dedica tu tiempo a los que lo merecen, no a los que lo exigen. Así que realmente miro lo que estoy recibiendo de cada área, y asigno más tiempo a los elementos que me están dando más a cambio. Mantengo eso como una regla de oro.

Y sigo trabajando en ello. Hablé recientemente con una mujer muy inteligente que realmente trabaja en programar todo su día. Yo también lo hago, pero hablando con ella pude ver que podía llevarlo a un nivel superior. Siempre hay un nivel superior.

La versión humana de una correa de perro

Una última cosa, y a veces me mantiene despierto hasta las once o las doce de la noche. Llevo el control de todos mis correos electrónicos, y trabajo muy, muy duro para asegurarme de que antes de terminar la noche, todo esté hecho. Lo llamo la versión humana de una correa para perro. Las comunicaciones no se me sueltan por ahí.

Baja un poco el fin de semana, lo admito. Pero antes de que termine el domingo, todo ha sido respondido. Cada vez. Trabajo diligentemente para mantenerme al día con mis comunicaciones, y nunca dejo que pasen del fin de semana.

Fue una gran pregunta, y merecía una respuesta considerable. No todo es igual. Pon tus pedidos por escrito, lleva un solo calendario, dale tu tiempo a lo que lo merece, y nunca dejes que el trabajo pendiente sobreviva más allá del domingo. Espero que ayude.