Segreti di gestione del tempo di un imprenditore multi-business

È arrivato un messaggio da un follower l'altro giorno, e meritava una risposta vera. La domanda riguardava la gestione del tempo. Come mantieni ogni momento prezioso e significativo, orientato al progresso, alla crescita e al massimo valore? Perché è dannatamente difficile rimanere concentrati sull'obiettivo.

Ecco il punto di partenza per tutto ciò che sto per dirti. Non tutto è creato uguale. Alcune cose sono più importanti di altre, e devo avere una priorità di ciò che sto cercando di fare. Ogni sistema che gestisco è solo un meccanismo per far rispettare quell'unica idea.

E ti dirò fin da subito, non faccio tutto questo da solo. Ho cinque assistenti esecutivi che mi aiutano in ogni ambito della vita, e sono inestimabili. Un ragazzo a tempo pieno gestisce la casa. Una giovane donna mi aiuta con la mia vita personale. Altri due tengono tutto in movimento in Florida, e un'assistente a tempo pieno mi fa impazzire con tutto questo lavoro sui social media. Bene. È esattamente a questo che serve la macchina.

Ogni ordine viene messo per iscritto

Ho un numero fenomenale di collaboratori junior, persone che riferiscono a me in queste aziende, e mi assicuro che ogni ordine che do loro sia per iscritto. Abbiamo una politica per questo. Quando do un ordine, la persona deve scrivere in un'email ciò che pensa io abbia detto e inviarmelo, con copia al mio assistente personale.

Lei lo mette nel registro degli ordini. Io approvo l'ordine, e poi entra nel registro come una sequenza di eventi, così teniamo traccia di ogni singola cosa che sto cercando di fare. Ho due donne a tempo pieno il cui unico lavoro è tenere traccia di tutto quello che faccio.

Nota cosa elimina quella politica. Elimina la discussione su cosa ho effettivamente detto. Elimina l'ordine che svanisce nel momento in cui esco dalla stanza. Ed elimina la falsa idea che un dirigente impegnato possa portare il proprio follow-up in testa. Non può. Scrivilo e registralo.

Un calendario, non quattro

A un certo punto mi sono reso conto di avere tutti questi diversi account email. Quattro di essi: quello personale, più altri tre per le diverse aziende in cui sono fortemente coinvolto. Quattro caselle di posta significano quattro posti in cui un programma può nascondersi, ed è così che ti sfuggono le cose.

Così ne ho preso uno, l'account della mia azienda italiana, l'abbiamo semplicemente scelto, e ora il cento per cento della mia agenda passa attraverso quell'unica email. Un calendario. Un solo posto dove guardare.

Questo conta perché viaggio in tutto il mondo, e ogni spostamento cambia la matematica. Dall'Europa all'America ci sono sei ore di differenza. Voli a Los Angeles e sono nove ore. Sali nel Regno Unito ed è una. Ogni volta che mi sposto, tutti gli orari cambiano, e devo restare sul pezzo affinché nulla sfugga quando gli orologi cambiano. Una programmazione precisa è un elemento chiave dell'intero sistema.

Il tempo va a ciò che lo merita

La domanda più difficile è quanto approfondire in ogni azienda. American Power and Gas fa quello che deve fare. Io non sono coinvolto nelle operazioni quotidiane lì. Sono presidente del consiglio, arrivano forse quattro o cinque comunicazioni a settimana, e poi ho finito.

L'azienda in Italia è l'opposto. Assorbe un'enorme quantità delle mie unità di attenzione. Lavoro sui rapporti, leggo tutto, rispondo alle email di tutti, resto aggiornato su ciò che devo fare. Un paio di aziende nel Regno Unito ricevono lo stesso trattamento, e ce ne sono altre in America con cui rimango in stretta comunicazione. Una di quelle aziende del Regno Unito sta letteralmente esplodendo in questo momento, e si è guadagnata il suo posto nella mia agenda.

Allora come decido chi riceve quanto di me? La mia azienda in Italia fa network marketing, e c'è un tizio di nome Eric Worre che ha scritto un libro per quella professione intitolato Go Pro. La cosa più geniale che ho tratto da quel libro è una riga: dedica il tuo tempo a chi lo merita, non a chi lo pretende. Quindi guardo davvero cosa sto ricevendo da ciascuna area, e assegno più tempo agli elementi che mi stanno dando di più in cambio. Lo tengo come una regola d'oro.

E continuo a lavorarci. Ho parlato recentemente con una signora molto intelligente che lavora davvero sulla pianificazione dell'intera giornata. Lo faccio anch'io, ma parlando con lei ho potuto vedere che potevo portarlo a un livello superiore. C'è sempre un livello superiore.

La versione umana di un guinzaglio per cani

Un'ultima cosa, e a volte mi tiene sveglio fino alle undici o mezzanotte. Tengo traccia di tutte le mie email, e lavoro molto, molto duramente per assicurarmi che prima di finire la serata, tutto sia fatto. La chiamo la versione umana di un guinzaglio per cani. Le comunicazioni non mi girano libere intorno.

Cala un po' nel fine settimana, lo ammetto. Ma prima che finisca la domenica, tutto ha ricevuto risposta. Ogni volta. Lavoro con diligenza per rimanere al passo con le mie comunicazioni, e non permetto mai che superino la fine del fine settimana.

È stata una gran bella domanda, e meritava una risposta adeguata. Non tutto è creato uguale. Metti i tuoi ordini per iscritto, gestisci un solo calendario, dedica il tuo tempo a ciò che lo merita, e non lasciare mai che l'arretrato sopravviva oltre la domenica. Spero che aiuti.