Il collaudo: come scrivo politiche che funzionano

Due lettori, Charles e Michael, mi hanno chiesto come trovo il tempo per gestire la politica, e se la politica è la stessa cosa delle procedure operative standard. Lasciatemi chiarire un paio di cose, perché questo mi sta a cuore.

Probabilmente metà del duro lavoro che faccio, una quantità fantastica dei miei doveri, consiste nell'assicurarmi che il mio personale sappia cosa voglio che faccia. E intendo saperlo per iscritto: scritto, scritto bene e comprensibile. Che tu chiami i documenti politiche, lettere di formazione aziendale, manuali di formazione o procedure operative standard, non mi interessa. Devi solo averlo per iscritto, e devi assicurarti che sia corretto.

La persona che fa il lavoro lo mette per iscritto

Ecco come procedo. La persona che sta facendo il lavoro ora è quella che scrive come lo fa. Le chiamiamo lettere di formazione aziendale. Mettono tutto per iscritto secondo la loro migliore conoscenza.

Ho persino scritto una procedura su come scrivere procedure: come un autore entra nella giusta mentalità, come pensare al lettore. Ma il punto di partenza è sempre lo stesso. La conoscenza sta nella testa della persona che fa il lavoro, e il primo passo è tirarla fuori dalla sua testa e metterla su carta.

Perché la persona che svolge il lavoro e non il manager? Perché il manager scrive come dovrebbe andare il lavoro, e la persona che lo svolge scrive come va realmente: le eccezioni, gli espedienti, i piccoli passaggi che nessuno menziona mai ad alta voce. Quella differenza è esattamente dove falliscono le politiche.

Poi arriva il collaudo

Una politica scritta è una bozza finché non supera quello che chiamiamo il test di prova.

Prendi la relazione scritta e la consegni a qualcuno che sa più o meno cosa fa quell'area ma non sa come svolgere questo lavoro specifico. Non rispondi alle domande. Dici solo: per favore, vai avanti e fallo. Poi osservi.

Prima o poi arrivano a una riga e vedi la smorfia. Quello sguardo sul volto che dice non so cosa significhi questo. Chiedi cosa non stanno capendo, riprendi la polizza, correggi il testo, gliela restituisci, e dicono: ah, ora capisco. Li guidi attraverso tutta la lettera così, fino in fondo.

Poi trovi una seconda persona e ripeti il processo. Se si bloccano da qualche parte, lo sistemi di nuovo. Poi una terza persona. Continui a farlo finché qualcuno non riesce a superare l'intera politica senza fare una sola domanda a nessuno. Così si scrive una politica. Non una politica che suona impressionante in un raccoglitore. Una politica che uno sconosciuto può eseguire.

Perché è così importante

Ci sono solo due ragioni per cui qualcuno non svolge il proprio lavoro: non sa come farlo, o non vuole. Entrambe possono essere risolte, ma la prima dipende da noi. Molte persone sono perfettamente disposte; farebbero il lavoro se sapessero come. È nostro compito come proprietari dire loro come, con sufficiente chiarezza affinché la disponibilità sia tutto ciò che devono portare.

Attento alla scrittura eccessivamente pedante, e metti davvero alla prova la cosa invece di ammirarla. Una politica che nessuno può seguire è peggio di nessuna politica, perché ti convince che il problema sia risolto.

E se lavori in un'azienda che non possiedi, fallo comunque. Scrivi il tuo lavoro in modo che sia duplicabile, così che non dipenda da te come persona, e mostra al capo cosa hai fatto. Vuoi diventare prezioso agli occhi di chi firma gli stipendi? Inizia a fare queste cose intelligenti. Diventa colui il cui lavoro altri possono imparare da una pagina. Puoi diventare la tua stessa superstar.